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如何策划一场会议？
2020年-03月-02日
一般来说，前四项属于会议策划工作宏观层面的内容，后面几项属于微观层面的内容。下面只介绍宏观策划内容，微观策划内容待后面相关任务环节进行介绍。
（1）确定会议的目标与主题。
有关会议目标的内容上节已介绍。
会议主题是会议目标的具体化。主题是文学作品的灵魂、统帅，开会也是这样。确定会议主题，使之有号召力、有时代感、引人注目，是会议策划的一项重要内容。
确定会议主题之后，还应考虑策划出响亮的会议口号，以利公关宣传，提高美誉度。2005年1月1日，北京奥组委面向社会，公开征集第29届奥运会主题口号。经过认真研究，反复论证，最终形成了“One World，One Dream”（“同一个世界，同一个梦想”）的主题口号，增强了北京奥运会的影响力和号召力。
确定主题的方法和技巧是：
1）围绕会议目标确定会议主题，引起与会者的注意和共鸣。
2）围绕提高企业美誉度提炼主题。如某公司拟举办一次产品推广会，后经调研，决定将单纯的推广会改变为集年终答谢客户、促销推广于一体的会议，并根据会议性质确立了“浓情××冬日送暖”的会议主题。
（2）确定会议的形式。
会议已经高度程式化，不论何种类型的会议，基本都是将有关人员召集起来，集中在某一场所进行商议，在一定的时间内完成会议议题。这是会议的基本形式，但会议还有各种不同形式。采取何种会议形式，需要综合考虑会议目标、与会人员、会议性质等诸多因素。有关会议形式的内容参见“项目一”相关部分的介绍。
（3）确定会议的规模。
1）确定会议规模的原则。
①能少则少原则。避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人与会。
②依法原则。某些会议（如代表大会）规定了依法享有参会权的人员。相关会议活动必须遵守有关法律规定。
2）会议规模的确定。
①需要互动讨论型的会议。
这种会议需要经过与会者之间深入的交流，所以与会者能否积极互动，是这种会议能否成功的关键。研究表明，当会议规模超过7人时，每增加1人，互动的频率可能相应增加10倍以上。
②不需要互动讨论型的会议。
有些会议并不需要与会者互动，如宣布事情、发布信息等，这样的会议可以根据信息接收的对象范围来确定规模，如果客观条件如时间、地点等容许的话，可以将会议规模扩大到所需要的程度。
③其他类型的会议。
法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议人数的依据。没有特殊情况或不经过组织程序，任何人都不可以随意剥夺法定与会人的与会权利。各种专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织者根据实际情况自行掌握，以严格控制为原则。对特邀代表、列席代表和其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免喧宾夺主和使会议负担过重。
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素。
①效率。
会议的规模直接制约会议的效率。一般来说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议效率就越低。
②成本。
会议规模与会议成本呈正比关系：规模越大，会议成本越高。在确定会议规模时，先要考虑能够承受的会议成本，做到量力而行。
除了考虑会议的显性成本外，还要考虑隐性成本。会议的显性成本是指投入会议的人力、物力、财力；而隐性成本是会议参加者的时间投入、机会成本支出等。
③效果。
会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。需要根据会议性质、会议目标，因时制宜、因地制宜。
④场地。
一般来说，规模决定场地；但场地对会议规模也会产生相应的限制。因此，决定会议规模之前应先考察场地条件。
（4）确定与会人员。
会议的成功需要多方面的要素，但最关键的还是参加会议的人。所以确定与会人员是会议组织与策划工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环。很多会议主办者为确定与会人员的名单而大伤脑筋，这在单位内部会议中尤其明显。
1）确定与会人员的标准。
①与会议议题有直接关联的人员。
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。这种人员到会，不但可以帮助其他与会者客观详尽地了解情况，而且会议的决议由于他们最直接的参与也比较容易达成。
②可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。同时，他们的专业意见和准确消息往往会对会议决策起到决定性的作用。
③对实现会议目标有潜在贡献的人员。
会议既然是以目标的实现为导向，因此在决定与会者人选时应优先考虑的就是对实现会议目标有潜在贡献的人。
④能够因参与会议而获得益处的人员。
这类人员在各类商业性会议中尤显重要。
⑤有利于会议组织者意愿表达的人员。
对于会议组织者来说，重要的不仅是会议议题的讨论和会议进程的顺利，还要使自己的意愿能够在会议上得以充分表达。所以对于会议组织者意愿的表达所可能持有的态度，也会成为选择与会者的参考标准。
2）确定与会人员的注意事项。
需要特别注意的是，与会者人数不宜太多。理由有三个：
①会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。
②在规定时间内，与会者人数越多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。
③与会人数的增加，将使沟通趋于困难。
与会者的立场不同会对会议的进程产生不同的影响。为了让会议顺利进行，需要关注以下三类人员：
第一类，代表一个团体或群体的人。
某些与会者代表了一个团体或群体的利益，如果拒绝这样的人参与会议，可能会引起一个群体的不满和愤怒。让他们有一个适当的途径来充分表达自己的意见，是管理者应当采取的一种明智的措施。
第二类，能够对会议起到协调作用的人。
协调者对会议来说是非常必要的，他们可以防止会议因与会者之间的对立而夭折。一般来说，会议主持人或其他会议组织者应当扮演会议协调者的角色，但他们并不一定都能够完全胜任，所以另外还需要其他与会者来大力发挥会议协调者的作用。这种人可能是人缘很好的人，可以在不同的与会者之间做“和事佬”；也可能是公认做事公平公正的人，在关键时刻的表态可以得到大家的一致认可。
第三类，容易闹事的人。
对于这样的人，原则上应尽量避免让他们参与会议，因为他们很可能会使会议中途夭折。但有时候如果不让他们参加会议，可能同样会造成事态扩大。因此，要谨慎安排，例如让更有权威的人士同时参加会议，充分利用权威人士来制约他们可能在会议上采取的行为，以此来尽量控制他们对会议的不良影响。
当然，在这里需要注意的是，“必不可少”依然应是选择与会者的第一条件。
3．会议策划方案的注意事项
（1）突出特色。每次会议的要素之间都存在差异，“差异”是特色的突破点。可以考虑本次会议的要素之中，哪个比以前更好，哪个不如以前。努力使好的更好，就是特色，例如活动更丰富，细节考虑更细心，礼仪更周到，等等。同时，要尽量改善“不如以前”的要素。
（2）突出重点。围绕会议目标，围绕主要任务，围绕重点议题进行设计。会议策划要主次分明，避免平均使用力量。
（3）尊重惯例。会议不是个人行为，不能为了特色而脱离常规。例如，当主席台背景天幕上需要插红旗的时候，惯例是天幕的左右两边各插五面。这时，就不能为了特色而插三面或者四面。
来源：未知
